Organizzare un viaggio di gruppo è un’esperienza meravigliosa, perché permette di vivere con divertimento le vacanze, insieme alle persone che vogliamo. Per quanto possa essere emozionante, può diventare presto un incubo se l’organizzazione non è meticolosa.
Mettere insieme tante teste non è semplice e il litigio o l’insoddisfazione di alcuni è sempre dietro l’angolo. I problemi possono iniziare già da prima la partenza, con ad esempio la decisione del budget e la suddivisione delle spese.
È importante essere chiari da subito, così da evitare malintesi e permettere a chiunque di decidere con sicurezza se partecipare o meno, in base alle proprie esigenze e le possibilità finanziarie.
Anche trovare una data che metta tutti d’accordo può non essere semplice ed è bene, in questo caso, parlarne con largo anticipo, decidere un periodo che sia congeniale a qualsiasi esigenza e prenotare quanto prima, così da evitare qualsiasi tipo di incompatibilità e disorganizzazione.
Come si può intuire, la difficoltà sta nel mettere d’accordo l’intero gruppo. Per venire incontro a questi problemi, ci sono strutture che offrono molti tipi di soluzioni diverse e alcune specificatamente pensate per i gruppi numerosi, come ad esempio al camping di Sant’Angelo Village, a Cavallino – Treporti.
Una volta preparato l’intero schema di viaggio, dal budget, i costi, i tipi di alloggi, la località e le date, non resta che riuscire a organizzare tutti i presenti sul posto quando si vogliono svolgere attività specifiche.
Organizzazione delle attività in viaggio: come coinvolgere tutti i tuoi amici
Come si può intuire, quando si viaggia insieme a un gruppo numeroso l’organizzazione è alla base di tutto. Per rendere la vacanza entusiasmante è bene riuscire a pianificare esperienze a cui partecipare tutti insieme, ma in che modo richiamare l’attenzione dell’intero gruppo?
La prima cosa da fare è il dialogo. Parlate insieme, ognuno deve esprimere la propria preferenza e fare la sua proposta. Se le opzioni sono molto diverse tra loro può essere un buon modo, per coinvolgere tutti, trovare qualcosa che si trovi nel mezzo o alternare.
Per esempio, si possono pianificare escursioni e avventure all’aperto ma in alternanza con momenti di relax e socializzazione, così da non mettere da parte i desideri di nessuno e accontentare chiunque.
Non bisogna dimenticare di considerare la sera, quando si organizzano le attività: serate giochi, barbecue o momenti di socializzazione all’aperto con pub e discoteche, sono tutte alternative che vanno discusse e che possono essere prese in considerazione.
Gestione dei conflitti e comunicazione: mantieni sempre la pace e l’armonia
Se si viaggia con un gruppo numeroso è naturale che prima o poi possa accadere che qualcuno non sia d’accordo, che ci siano incomprensioni o qualcuno di insoddisfatto. Questi sentimenti negativi possono facilmente sfociare in litigi e conflitti.
Mantenere l’atmosfera positiva e armoniosa è fondamentale, ma questo non significa zittire chi ha qualche lamentela in proposito. Ancora una volta, il dialogo è alla base di ogni cosa. Tutti i membri devono prima di tutto esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni, nessuno deve sentirsi escluso.
Designare un coordinatore di gruppo, qualcuno che “guidi”, è un buon modo per convogliare tutte le idee a un unico punto, che possa riorganizzarle e trovare la via migliore. Importante è anche la trasparenza e l’apertura, per prevenire eventuali malintesi.
Chi verrà scelto come “capo-gruppo” dovrà occuparsi non solo delle eventuali organizzazioni, ma soprattutto della gestione delle persone, invogliando l’apertura, il dialogo e il confronto continuo per riuscire a trovare un punto d’accordo che sia congeniale per chiunque.
